FUNCIÓN DE LAS COMISIONES

I JORNADAS DE INVESTIGACIÓN DEL DOCTORADO EN GERENCIA AVANZADA (2008)

FUNCIONES DE LAS COMISIONES

COMISIÓN CENTRAL
1. Planificar, organizar y ejecutar las actividades contempladas para la realización de las I Jornadas de Investigación en Gerencia Avanzada de la Universidad Fermín Toro.
2. Supervisar el cumplimiento de las responsabilidades asumidas por cada Comisión.
3. Someter a votación las diferentes propuestas de los miembros de las Comisiones.
4. Firmar correspondencias.
5. Convocar las reuniones.
6. Evaluar las actividades ejecutadas.
7. Elaborar el informe final del evento (consolidación de los informes de las diferentes Comisiones).

COMISIÓN ACADÉMICA
1. Organizar las conferencias, presentación de ponencias y otras actividades de índole académica a desarrollarse en el evento.
2. Elaborar el plan de conferencias y presentación ponencias bajo la modalidad de carteles.
3. Proponer los conferencistas del evento ante la Comisión Central, para someterlos a consideración de todos los Doctorandos.
4. Redactar las cartas de invitación para los conferencistas y demás invitados especiales.
5. Organizar el cronograma, solicitar los requerimientos audiovisuales y establecer los horarios de ponencias junto con la Comisión de Infraestructura para determinar la disposición del espacio físico para el evento.
6. Gestionar la inversión por conferencias y ponencias (inversión por facilitador y participante).
7. Promover la difusión del saber en el área gerencial. (exposición de libros y otros recursos académicos).
8. Elaborar el registro de los participantes en las actividades.
9. Elaborar los certificados y corroborar la asistencia a conferencias y ponencias.
10. Firmar de las credenciales y gestionar las firmas de las autoridades de las Autoridades de la Universidad Fermín Toro.
11. Grabar y archivar, almacenar y distribuir las ponencias en las memorias del evento.
12. Entrega de informe final de la Comisión.
COMISIÓN CIENTÍFICA(La existencia de esta Comisión está sujeta a discusión)
Idea: Se propone esta Comisión, que estaría encargada de la revisión (arbitraje) de las ponencias recibidas; por lo tanto, debería estar conformada por Doctores (propuestos por los Doctorandos y sometidos a votación).La existencia de esta Comisión certificaría la calidad de las ponencias y daría un valor agregado al trabajo presentado.
1. Proponer los lineamientos para la participación, recepción y exposición de las investigaciones presentadas.
2. Organizar las ponencias por carteles.
3. Promover la clasificación de las ponencias por áreas temáticas estimando criterios de excelencia (pertinencia, coherencia, consistencia y adecuación al área temática).
4. Clasificar las ponencias a los fines de elaborar sus certificados.
5. Registrar los resúmenes de las ponencias por carteles para las memorias.
6. Evaluar todo el proceso.
7. Redactar el informe final de la Comisión.

COMISIÓN DE INFRAESTRUCTURA
1. Detectar, revisar y preparar los espacios del evento (evaluación de la planta física).
2. Tomar previsiones de limpieza, electricidad, ventilación y opciones alternas de uso.
3. Gestionar, distribuir y suministrar equipos audiovisuales requeridos, y demás materiales necesarios para el desarrollo de cada una de las actividades programadas.
4. Proponer los espacios físicos para cada una de las actividades, para la consideración de la Comisión Central.
5. Entrega de informe final de la Comisión.

COMISIÓN LOGÍSTICA Y PROTOCOLO
1. Atender, gestionar el transporte, viáticos, alimentación y alojamiento de los conferencistas.
2. Gestionar el material de inscripción junto con la Comisión Académica y la Comisión Científica.
3. Organizar los procesos de inscripción, entrega de carpetas a los participantes, distintivos y apoyos de orientación en el curso del evento.
4. Gestionar la orientación de los participantes con procesos de direccionamiento (indicadores de salones, avisos de baños, lugar de conferencias, refrigerios y otros).
5. Gestionar los programas de las actividades e incluirlos en las carpetas.
6. Elaborar presupuestos de las actividades antes descritas.
7. Establecer la atención adecuada para los visitantes y participantes.
8. Organizar, ejecutar y supervisar las actividades de ambientación, recepción y protocolo del evento.
9. Elaborar lista de necesidades con su respectivo presupuesto.
10. Entrega de informe final de la Comisión.

COMISIÓN DIVULGACIÓN Y POSICIONAMIENTO DEL EVENTO
1. Elaborar plan de divulgación (carteleras, medios de comunicación, otros).
2. Gestionar la publicidad del evento (afiches, logos, carteleras).
3. Elaborar presupuesto para tal fin.
4. Elaborar las correspondencias para los invitados especiales.
5. Diseñar, elaborar y distribuir la programación del evento.
6. Elaborar las invitaciones a los actos y los programas especiales.
7. Posicionar cada una de las actividades del evento.
8. Entregar a la Comisión de Logística y Protocolo los programas para ser distribuidos el día del evento.
9. Revisar las carpetas, material, distintivos y entregarlos la Comisión de Logística y Protocolo.
10. Seleccionar los obsequios de imagen y recordatorio del evento, para los conferencistas e invitados especiales.
11. Supervisar, organizar y entregar invitaciones y programas.
12. Posicionar el evento.
13. Entregar informe final de la Comisión.

COMISIÓN PRESUPUESTO Y FINANZAS
1. Solicitar los presupuestos y/o recibir los presupuestos gestionados por otras Comisiones.
2. Vigilar la ejecución presupuestaria del evento.
3. Determinar y supervisar las entradas y egresos de dinero.
4. Cotejar los insumos de entrada financiera por concepto de inscripción y talleres.
5. Controlar y supervisar los gastos misceláneos.
6. Autorizar el alquiler de equipos y compras de los materiales necesarios.
7. Reunirse con las Comisiones para determinar los requerimientos de cada una de ellas.
8. Evaluar el evento conjuntamente con miembros de las Comisiones.
9. Elaborar informe final de la Comisión.

Propuesta presentada por: Miriam Levin de Gudiño, sujeta a revisión y abierta a los aportes de los compañeros.